Отправить документацию контрагенту так, чтобы она дошла до адресата, причём точно в срок, очень важно, особенно в случае судебных разбирательств. Рассмотрим некоторые конкретные обстоятельства.
Адресат располагается в другом регионе или городе
В подобном случае рекомендуется отправить документацию Почтой России ценным или заказным письмом с обязательными:
-
описью вложения (подтверждённый перечень отправляемых документов);
-
уведомлением о вручении (возвратившееся уведомление будет доказательством доставки документов и получения их адресатом).
Заказное письмо обойдётся дешевле, но ценное письмо накладывает на Почту России обязанность компенсировать его объявленную ценность в случае потери, повреждения или при доставке с нарушением срока. Адрес контрагента берётся из договора, а если же в договоре он не указан, то из ЕГРЮЛ\ЕГРИП. В случае, если адрес из договора не совпадает с адресом контрагента в ЕГРЮЛ\ЕГРИП, для гарантированного получения отправляйте документацию в оба адреса.
Адресат располагается в вашем городе
В таком случае вместо Почты России лучше воспользоваться курьерской доставкой. Для доставки определите фирму с большим стажем работы и хорошими отзывами о ней клиентов. В описи вложений укажите полный перечень документов. Тщательно упакуйте документацию в пакет для доставки, чтобы избежать интереса третьих лиц. Для подтверждения получения документов адресатом, предложите отправить вам письменное сообщение.
Адресат располагается в одном с вами здании или соседнем
В этом случае оптимальный вариант – быстрый и дешёвый, доставить документацию лично или поручить это сотруднику вашей фирмы.
Приготовьте один экземпляр документации для контрагента и один – для себя. При сдаче документации представителю адресата потребуйте проставить на вашем экземпляре дату, должность и ФИО непосредственного получателя из штата контрагента, подпись и печать фирмы. Пакет ваших документов должен быть зарегистрирован в журнале входящей документации или электронном журнале с указанием входящего номера в отметке о получении.
Обмен документацией с контрагентом осуществляется в электронном виде
Обмен документацией в электронном виде осуществляется через лицензированных операторов ЭДО, которые гарантируют быстроту, безопасность и юридическую значимость передаваемой информации. Все передаваемые документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. Оператор хранит в базе всю историю передаваемой документации, поэтому в случае судебного разбирательства с контрагентом свидетельства оператора ЭДО являются юридически значащими.
Обмен документами с контрагентом определён в договоре
Если в договоре прописан способ обмена документами, то именно его и следует придерживаться, причём неукоснительно соблюдать определённые договором сроки передачи документов. При пересылке документов должен быть использован адрес контрагента, прописанный в договоре. Чтобы гарантировать доставку документации и несколько успокоить свои нервы, можно в дополнение к основному, использовать иные способы доставки дубликатов документов. Отправку документации в электронном виде можно продублировать отправкой Почтой России с обязательным уведомлением о вручении.
Обмен документами через почтовый интернет-сервис или мессенджеры
Если у вас в договоре с контрагентом подробно прописан подобный способ обмена документацией, это может создать дополнительные проблемы в случае судебных разбирательств с контрагентом. Ведь если факт отправки может быть подтверждён нотариально заверенными скринами, то факт получения конкретным физическим лицом доказать будет трудно, за исключением случая использования корпоративной почты. Поэтому при обмене особо важной для вас документацией необходимо:
-
Отправлять ещё один экземпляр документов курьером или Почтой России;
-
Прописать в договоре пункт об обязательном подтверждении ответным письмом получения документов с данными конкретного получателя, времени и перечня принятой документации.
Когда контрагент отказывается контактировать
В случае возникновения конфликтной ситуации контрагент может избегать контактов или скрывать факт получения документов. Цель подобных действий – представить вас недобросовестной стороной при рассмотрении дела в суде. Поэтому отправителю необходимо:
-
Привести доказательства доставки документов, а контрагент уже должен будет изворачиваться и объяснять, почему они якобы не получены;
-
Отправлять документы строго в рамках действующего законодательства и положений договора с контрагентом;
-
В случае отсутствия адреса в договоре, отправлять документы по адресу контрагента из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, что по нормам права будет являться добросовестным исполнением обязанностей.
При угрозе конфликта или уже возникшем конфликте с контрагентом совершенно не лишним будет использование дублирующих способов отправки документов.
Обмен документами через нотариуса
Но есть ещё один путь передачи документов, который используется при пересылке документов особой важности, и получение их оппонентом будет юридически подтверждено в любой судебной инстанции. В этом случае предлагается воспользоваться услугой нотариальной службы по передаче документов между гражданами и организациями. Нотариусом специальным протоколом фиксируется перечень документов и все сопутствующие сведения, после чего они будут считаться доставленными контрагенту, а вы будете считаться добросовестным отправителем.